Verwerkersovereenkomst
Vertaling — de Franse tekst is rechtsgeldig. Franse versie. Geldende versie van 18 oktober 2026.
Versie van
1. Rollen
Het kantoor („de verwerkingsverantwoordelijke”) beslist waarom en hoe het de gegevens van zijn klanten verwerkt. Fiplan („de verwerker”) verwerkt ze voor zijn rekening, uitsluitend om het de software te leveren.
2. Wat wordt verwerkt
| Element | Inhoud |
|---|---|
| Voorwerp | hosting en verwerking van de gegevens die het kantoor in Fiplan invoert, om financiële plannen op te stellen en te delen |
| Verwerkingen | registratie, berekening, weergave, aanmaak van documenten, delen in de klantenruimte, verzending van meldingse-mails, back-up, verwijdering |
| Betrokkenen | klanten van het kantoor (ondernemers, bestuurders, vennoten en aandeelhouders), hun contactpersonen en de gebruikers van de klantenruimte |
| Gegevens | identiteit en contactgegevens, ondernemingsnummers, financiële en fiscale gegevens, bezoldigingen van de bestuurders, uitgewisselde berichten en documenten |
| Gevoelige gegevens | geen verwacht: het kantoor voert geen gegevens over gezondheid, overtuiging of andere bijzondere categorieën in (AVG, art. 9) |
| Plaats | Europese Unie (Frankfurt); doorgiften alleen via de subverwerkers van bijlage 1 |
| Duur | die van het abonnement, plus de 30 exportdagen die op het einde ervan volgen |
3. De verbintenissen van Fiplan
- De gegevens alleen verwerken volgens de gedocumenteerde instructies van het kantoor (dit contract en het gebruik dat het van de software maakt), ook voor een doorgifte buiten de Unie; het verwittigen als een instructie hem in strijd met de wet lijkt.
- Deze gegevens nooit voor een ander doel gebruiken: geen reclame, geen doorverkoop, geen training van een model van artificiële intelligentie.
- De vertrouwelijkheid doen naleven door elke persoon die er toegang toe heeft; geen toegang tot de inhoud van een dossier zonder toestemming van het kantoor (toegang van de support: alleen-lezen, maximaal 48 uur, gelogd). Fiplan eerbiedigt het beroepsgeheim waaraan het kantoor gebonden is.
- De beveiligingsmaatregelen van bijlage 2 toepassen en bijhouden.
- Het kantoor helpen te antwoorden op de verzoeken van de betrokkenen (inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid), met name met de export- en verwijderfuncties van de software.
- Het kantoor elke inbreuk op gegevens die het betreft melden zonder onredelijke vertraging en uiterlijk 48 uur nadat Fiplan er kennis van heeft genomen, met de nuttige informatie zodat het kantoor de Autoriteit binnen zijn 72 uur kan verwittigen.
- Het kantoor, binnen redelijke grenzen, helpen bij zijn effectbeoordelingen en zijn raadplegingen van de Autoriteit.
- Aan het einde van het contract het kantoor zijn gegevens gedurende 30 dagen laten exporteren, en ze daarna verwijderen, back-ups inbegrepen door rotatie, behalve bij een wettelijke bewaarplicht.
- De informatie ter beschikking stellen die de naleving van deze overeenkomst aantoont, en een audit toelaten: eerst op stukken; ter plaatse maximaal eenmaal per jaar, 30 dagen vooraf aangekondigd, op kosten van het kantoor, door een auditor die tot geheimhouding verplicht is.
4. Subverwerkers
Het kantoor staat de subverwerkers van bijlage 1 toe. Fiplan kondigt elke toevoeging of vervanging per e-mail aan, minstens 30 dagen vooraf; het kantoor dat zich er om een redelijke reden tegen verzet, kan vóór de aangekondigde datum zonder kosten opzeggen. Fiplan legt elk van hen verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan deze en staat voor hen in tegenover het kantoor.
5. De verbintenissen van het kantoor
Het beschikt over een rechtsgrond voor elk gegeven dat het invoert, informeert zijn klanten (ook over het gebruik van Fiplan) en voert alleen de noodzakelijke gegevens in.
6. Aansprakelijkheid
Elke partij staat in voor haar eigen tekortkomingen aan deze overeenkomst en aan de AVG, binnen de grenzen van de algemene voorwaarden (A13 en B4), behalve waar de wet ze verbiedt.
Bijlage 1 — Subverwerkers
| Subverwerker | Wat hij met de gegevens van het kantoor doet | Locatie | Waarborg voor doorgifte |
|---|---|---|---|
| Supabase | bewaart en verwerkt alle gegevens (database, bestanden, authenticatie) | Europese Unie (Frankfurt) | niet van toepassing |
| Cloudflare | leidt de pagina's en de uitwisselingen (versleuteld) door; bewaart de dossiers niet | wereldwijd netwerk | EU-VS-kader (gecertificeerde dienstverlener); modelcontractbepalingen als vangnet |
| Resend | verstuurt de e-mails van de klantenruimte (naam, e-mailadres, onderwerp) | Verenigde Staten | EU-VS-kader (gecertificeerde dienstverlener); modelcontractbepalingen als vangnet |
Bijlage 2 — Beveiligingsmaatregelen
| Domein | Maatregel |
|---|---|
| Versleuteling | HTTPS (TLS) overal; gegevens in rust versleuteld door de hostingprovider (AES-256), zelf gecertificeerd SOC 2 Type 2 en ISO 27001 |
| Afscherming | elk kantoor ziet alleen zijn gegevens, een regel die de database zelf oplegt (beveiliging op rijniveau), gecontroleerd door automatische audits bij elke versie |
| Authenticatie | gehashte wachtwoorden en sterkteregels; tweestapsverificatie aan iedereen aangeboden, verplicht voor het beheer van Fiplan, ook aan de serverzijde vereist |
| Toegang van Fiplan | de beheerder ziet alleen tellers, nooit de inhoud; toegang van de support na toestemming van het kantoor, 48 uur, alleen-lezen, gelogd |
| Back-ups | dagelijkse back-ups van de database door de hostingprovider, 7 dagen bewaard (de opgeladen bestanden, zoals de logo's en de pdf's, zijn er niet in opgenomen); herstel getest vóór de opening |
| Ontwikkeling | automatische tests en audits van de rechten vóór elke onlinezetting; geen echte gegevens in de testomgevingen |
| Incidenten | meldingsprocedure (punt 3.6); technische logs bewaard voor het onderzoek |