De uitwisselingen met uw klanten
U stelt uw klant een vraag waar ze ontstaat — een lijn van de invoer, een afwijking van de opvolging — en hij stelt u er vanuit zijn ruimte. Elke uitwisseling bewaart haar vennootschap, haar dossier en haar onderwerp; een antwoord wijzigt het plan nooit.
Waarvoor dient het
Een uitwisseling begint aan de ene of de andere kant:
- bij het kantoor: Een vraag stellen aan de klant vanuit een lijn of een module van de invoer, of vanuit de kaart Vragen aan de klant van de klantenfiche; Naar de klant sturen vanuit een afwijking van de opvolging; Nieuwe vraag vanuit de pagina Uitwisselingen met klanten, voor een algemene vraag over de vennootschap. U kiest het Verwacht antwoord: Een toelichting, of Een bedrag en een toelichting;
- bij de klant: Een vraag stellen in zijn Uitwisselingen — over een gepubliceerd dossier, of Een algemene vraag — en, in het tabblad Waarde van een dossier, Een vraag over deze waarde?, dat het venster al ingevuld opent.
De pagina Uitwisselingen met klanten (menu links; haar badge telt de te behandelen uitwisselingen) ordent de uitwisselingen in vier filters, elk met zijn aantal:
| Filter | Wat het toont |
|---|---|
| Te behandelen | het kantoor is aan zet: de klant heeft een vraag gesteld, of geantwoord |
| Wacht op de klant | uw laatste bericht wacht op zijn antwoord |
| Afgesloten | de uitwisseling is afgerond |
| Prullenbak | de uitwisselingen in de prullenbak, 30 dagen terug te zetten |
De zoekfunctie doorzoekt de klant, het dossier, het onderwerp en de tekst van de berichten; met de keuzelijst Alle klanten beperkt u de lijst tot één klant. Een gekozen uitwisseling opent rechts: vennootschap › dossier, wie ze ziet (“Zichtbaar voor … (actieve toegang) en voor het team van het kantoor”), wat de klant bekeek toen hij zijn vraag stelde, de berichten en hun bevestiging “Gelezen door …”, de knop die het scherm van het onderwerp opent (de invoer, de opvolging, de waardering, het dossier of de klantenfiche), en uw antwoord.
Bij de klant toont de pagina Uitwisselingen dezelfde uitwisselingen, geordend per dossier, met haar filters Alle, Te behandelen, Bij uw boekhouder en Afgesloten.
De stappen
- Open Uitwisselingen met klanten: de filter Te behandelen verschijnt eerst. Kies een uitwisseling; ze openen markeert ze als gelezen, en de klant ziet “Gelezen door” en uw naam onder zijn bericht.
- Schrijf uw antwoord. Om een document van het dossier toe te voegen — een gedeeld plan, een opvolgingsrapport, een waarderingsverslag —, klik op Een gepubliceerd document koppelen en kies het. Verzenden: de klant wordt per e-mail verwittigd.
- Er is een antwoord op uw vraag: Lezen en coderen opent de betrokken lijn of module. Codeer zelf wat het antwoord u leert: een antwoord wijzigt het plan nooit.
- Geen antwoord? Herinneren: hoogstens één herinnering per 24 uur.
- Geregeld: Afsluiten. Een overbodige uitwisseling: Naar de prullenbak; ze verdwijnt ook bij de klant. Gedurende 30 dagen kan ze worden teruggezet vanuit de filter Prullenbak (Terugzetten); daarna wordt ze definitief verwijderd, met haar berichten.
- Een bericht per vergissing verstuurd, dat de klant nog niet heeft gelezen: Intrekken. Het gesprek toont “Bericht ingetrokken door …”.
- Aan de kant van de klant: het venster Een vraag stellen vraagt Over welk dossier?, daarna Waarover precies? (facultatief) en Uw vraag; De vraag verzenden. De klant trekt op dezelfde manier zijn ongelezen bericht in, en sluit zijn eigen vraag af met Het is geregeld.
Het cijfervoorbeeld · Boulangerie Dupont SRL
Op de lijn “Camionnette de livraison” van de module Investeringen vraagt de boekhouder aan Marie Dupont of de ontvangen offerte exclusief btw is; hij verwacht Een bedrag en een toelichting.
| Stap | Bij het kantoor | Bij Marie Dupont |
|---|---|---|
| De vraag vertrekt | filter Wacht op de klant | een e-mail die het dossier “Plan financier 2027-2029” en het onderwerp noemt, nooit de tekst; in Uitwisselingen, “Aan u om te antwoorden” |
| Ze opent de uitwisseling | “Gelezen door Marie Dupont” onder de vraag | — |
| Ze antwoordt | filter Te behandelen, “Antwoord te lezen · Lezen en coderen” | “Bij uw boekhouder” |
| De boekhouder opent het gesprek | — | “Gelezen door” en de naam van de boekhouder onder haar antwoord |
| Lezen en coderen | de module Investeringen opent; de boekhouder corrigeert de lijn als dat nodig is | “Beantwoord” |
| Afsluiten | filter Afgesloten | “Afgesloten” |
Het bedrag van haar antwoord blijft in de uitwisseling: het komt pas in het plan als de boekhouder het codeert.
De valkuilen
Wat het verandert · 2027
De bron
Conventie van Fiplan: src/pages/DemandesClients.tsx (de pagina “Uitwisselingen met klanten”); src/lib/acces-client/echanges-cabinet.ts (de vier filters, het zoeken); src/lib/acces-client/echanges.ts en src/components/espace-client/EchangesEspace.tsx (de toestanden en het gesprek bij de klant).
Regels in de databank: 20261004200000_acces_client2_demandes.sql (een vraag vereist een uitgenodigde of actieve toegang; hoogstens één herinnering per 24 uur); 20261009180000_echanges1_questions_deux_sens.sql (de vragen in beide richtingen, de leesbevestigingen); 20261009190000_echanges2_cabinet_corbeille_documents.sql (de prullenbak: 30 dagen, daarna de definitieve verwijdering; het intrekken van een bericht door zijn auteur, vóór het gelezen is; het gekoppelde document, gepubliceerd op het dossier van de uitwisseling). De e-mails: supabase/functions/_shared/email/modeles/espace-client.ts (de tekst van een bericht wordt nooit overgenomen). Rechten beproefd door npm run audit:roles (scripts/audit-roles.mjs, sectie D).
Deze Nederlandse vertaling wordt nog nagelezen door een Nederlandstalige boekhouder. Ziet u iets dat niet klopt? Laat het ons weten via support@fiplan.be.